CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO CORPORATIVO

LATAM LOGISTIC COL OPCO S.A.

Versión aprobada por la Junta Directiva Septiembre, 2020








indice





TABLA DE CONTENIDO

I. INTRODUCCIÓN 5
II. OBJETIVO DEL CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO CORPORATIVO 5
III. CARACTERÍSTICAS GENERALES DE LA COMPAÑÍA 5
    3.1. Misión 5
    3.2. Visión 5
    3.3. Naturaleza 6
    3.4. Objeto social 6
IV. FUNCIONAMIENTO ORGANIZACIONAL 6
V. ESTRUCTURA CORPORATIVA DE LA SOCIEDAD 6
5.1. Asamblea General de Accionistas 7
    5.1.1. Reglas generales 7
    5.1.2. Derechos de los Accionistas 8
    5.1.3. Deberes de los Accionistas 9
5.2. Junta Directiva 9
    5.2.1. Reglas generales 9
    5.2.2. Composición de la Junta Directiva 11
    5.2.3. Remuneración de los miembros de Junta Directiva 12
    5.2.4. Comités de la Junta Directiva 12
5.3. Equipo Gerencial 13
    5.3.1. Gerencia General de la Sociedad< /td> 13
VI. GRUPOS DE INTERÉS 13
6.1. Grupos de interés interno 34
    6.1.1. Colaboradores 14
    6.1.2. Accionista 14
6.2. Grupos de interés externo 14
    6.2.1. La comunidad 14
6.3. Grupos de interés vinculados 15
    6.3.1. Clientes 15
    6.3.2. Proveedores 15
VII. CONFLICTOS DE INTERESES 16
    7.1.1. Definición de conflictos de intereses 16
    7.1.2. Deberes de los administradores y funcionarios 17
VIII. MANEJO Y REVELACIÓN DE LA INFORMACIÓN 18
8.1. Información confidencial 18
8.2. Datos personales 19
8.3. Revelación de información a los inversionistas 19
8.4. Canales de atención de solicitudes 19
IX. ARQUITECTURA DE CONTROL 20
9.1. Órganos de Control Interno 20
9.2. Cumplimiento y Gestión de Riesgos 21
    9.2.1. Cumplimiento 21
    9.2.2. Gestión de Riesgos y Control Interno 22
9.3. Órganos de Control Externo 22
    9.3.1. Revisoría Fiscal 22
    9.3.2. Superintendencia Financiera de Colombia 22
X. INFORME ANUAL DE GOBIERNO CORPORATIVO 22
XI. POLÍTICAS GENERALES DE LA ORGANIZACIÓN 23
XII. CUMPLIMIENTO DEL CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO CORPORATIVO 24
XIII. DIVULGACIÓN DEL CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO CORPORATIVO 24
XIV. PRELACIÓN DEL CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO CORPORATIVO 24
XV. MODIFICACIONES AL CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO CORPORATIVO 25
XVI. CAPACITACIONES 25
















I. INTRODUCCIÓN

LATAM LOGISTIC COL OPCO S.A. (en adelante la “Sociedad” o la “Compañía”), es una compañía dedicada a la realización de actividades de inversión, administración, desarrollo y operación de parques logísticos en Colombia.

II. OBJETIVO DEL CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO CORPORATIVO<

El Código de Buen Gobierno Corporativo (el “Código”) es un instrumento diseñado por la Sociedad para recoger todas las mejores prácticas de gobierno corporativo que actualmente se aplican dentro de la Compañía y que sirve como complemento a las disposiciones legales y estatutarias de la Sociedad y a los documentos dispuestos por la Compañía en materia de gobierno corporativo. La estructura de gobierno corporativo refleja un enfoque líder en el mercado que toma en cuenta los intereses de nuestros inversionistas.

El Código describe la estructura de gobierno corporativo de la Sociedad y sus principales prácticas con el fin de garantizar la transparencia necesaria en la relación con todos los grupos de interés a los cuales está dirigido.

La Compañía está comprometida con la implementación de las mejores prácticas de gobierno corporativo que le permitan avanzar hacia una estructura corporativa interna sólida.

Para la Sociedad, el gobierno corporativo es el conjunto de valores, principios, políticas y procedimientos que regulan la estructura y el funcionamiento de los órganos de gobierno de la Compañía.

En concordancia con lo dispuesto en la Ley 964 de 2005 y el “Nuevo Código País” expedido por la Superintendencia Financiera de Colombia (en adelante “SFC”), así como normas que las adicionen, modifiquen o deroguen, la Compañía adoptó el presente Código.

III. CARACTERÍSTICAS GENERALES DE LA COMPAÑÍA

3.1.      Misión

La misión de la Compañía es adquirir terrenos de primera calidad y construir parques logísticos modernos, eficientes y sostenibles; y, servir a nuestros clientes, quienes son compañías de rápido crecimiento que se enfocan en satisfacer las crecientes necesidades de la población local. Nuestro objetivo es ser reconocidos como la plataforma de logística de bienes raíces regional líder año tras año y reconocidos por todos nuestros compañeros de equipo como un excelente lugar para trabajar.

3.2.      Visión


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La visión de la Compañía es crear la mejor empresa en su categoría que construya, lidere y opere los parques logísticos más eficientes de los mercados en los que estamos presentes, que satisfagan la demanda global y doméstica de nuestros clientes que buscan expandir y mejorar la eficiencia en su distribución, al mismo tiempo que alcanzamos nuestros objetivos financieros.

3.3.      Naturaleza

LATAM LOGISTIC COL OPCO S.A. es una sociedad que se rige por la ley y demás normas complementarias de la República de Colombia, constituida mediante documento privado de fecha 10 de mayo de 2016, el cual fue inscrito ante la Cámara de Comercio de Bogotá (la “Cámara de Comercio”) el día 13 de mayo de 2016. En fecha 31 de agosto de 2020, la Asamblea General de Accionistas aprobó por unanimidad de votos la transformación de la Compañía a una Sociedad Anónima, resolución inscrita ante la Cámara de Comercio en fecha [*] de septiembre de 2020.

3.4.      Objeto social

La Compañía tiene por objeto social principal la ejecución de desarrollos inmobiliarios, incluyendo la compra, venta y arrendamiento de bienes inmuebles, incluyendo la construcción de edificios no residenciales y actividades de arquitectura, ingeniería y otras actividades conexas de consultoría técnica.

IV. FUNCIONAMIENTO ORGANIZACIONAL

La estructura organizacional de la Compañía prevé un esquema general para el planeamiento, dirección, coordinación y control de sus operaciones. En forma general esto comprende:

- Mecanismos de comunicación
- Funciones organizacionales
- Responsabilidades, autoridades y restricciones de las posiciones claves.

V. ESTRUCTURA CORPORATIVA DE LA SOCIEDAD

La estructura corporativa de la Sociedad es la siguiente:


estructura

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Con la anterior estructura se pueden identificar los niveles de gobierno de la Sociedad, las dependencias clave y la relación entre ellas, la cual es divulgada ampliamente al interior de la Compañía.

5.1.      Asamblea General de Accionistas

5.1.1. Reglas generales

La Asamblea General de Accionistas de la Compañía (la “Asamblea”) es el máximo órgano social de la Compañía y está compuesto por los accionistas inscritos en el libro de registro de accionistas de la Sociedad (los “Accionistas”).

La Asamblea, como máximo órgano de dirección de la Sociedad, podrá reunirse en sesiones ordinarias y extraordinarias, de acuerdo con lo establecido en la regulación aplicable y deliberará y decidirá con las reglas de quórums y mayorías que se establezcan en los estatutos sociales de la Compañía (los “Estatutos”) y la Ley.

Las reuniones ordinarias de la Asamblea se realizarán dentro de los tres (3) primeros meses de cada año y la convocatoria deberá enviarse con por lo menos quince (15) días hábiles de anticipación a la fecha en la que se celebrará dicha reunión, por medio de notificación a la dirección de correo electrónico registrada por cada accionista con la sociedad o por cualquier otro medio permitido por la ley, e incluirá el orden del día propuesto con indicación del contenido de los temas a tratar.

Las reuniones extraordinarias se realizarán cuando las necesidades imprevistas o urgentes de la Sociedad así lo exijan. La convocatoria a una reunión extraordinaria se realizará con por lo menos cinco (5) días calendario de anticipación, por medio de notificación a la dirección de correo electrónico registrada por cada Accionista con la Sociedad o por cualquier otro medio permitido por la ley, e incluirá el orden del día propuesto con indicación del contenido de los temas a tratar.

Los Estatutos Sociales y el Reglamento de Asamblea de Accionistas son los documentos internos que establecen las funciones y reglas de funcionamiento de la Asamblea de Accionistas, los cuales pueden ser consultados en Insertar link.

Para la Compañía, la comunicación con sus Accionistas es fundamental en el desarrollo de una relación transparente y clara por lo cual ha dispuesto los canales necesarios para comunicarse con ellos, siempre dentro del marco de lo establecido por la Ley. Los


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Accionistas podrán comunicarse a través de los canales institucionales establecidos para la comunicación Sociedad- Accionistas.

5.1.2.      Derechos de los Accionistas

Los Accionistas de la Sociedad tendrán todos aquellos derechos establecidos en el Código de Comercio y la Ley 222 de 1995.

Adicionalmente, la Compañía reconoce a sus Accionistas los siguientes derechos:

5.1.2.1.      Trato equitativo

La Sociedad otorga a los Accionistas un trato equitativo, es decir que todos reciben el mismo trato por parte de la Sociedad. La Sociedad reconoce y respeta los derechos de propiedad de los Accionistas, independientemente del valor de su inversión.

Los derechos de los Accionistas los facultan para influir en la Sociedad a través de su participación y voto en las reuniones de la Asamblea, su participación en los beneficios de la Sociedad y el derecho a recibir y solicitar información, en los términos previstos en los Estatutos de la Sociedad y en el Reglamento que la Asamblea adopta para su funcionamiento.

5.1.2.2.      Auditorías especializadas

Los Accionistas que representen por lo menos el cinco por ciento (5%) de las acciones suscritas podrán solicitar a la Junta Directiva la realización de auditorías especializadas sobre materias distintas a aquellas auditadas por el Revisor Fiscal.

5.1.2.3.      Voto separado

En caso de modificaciones de los Estatutos, los Accionistas tienen la facultad de votar separadamente cada artículo o grupo de artículos que sean sustancialmente independientes.

La votación en forma separada de un artículo se realizará si algún Accionista o grupo de Accionistas, que represente al menos el cinco por ciento (5%) del capital social, así lo solicita durante la Asamblea.

5.1.2.4.      Acceso a la información

La Sociedad cuenta con una página web corporativa en la cual la Sociedad da a conocer la información relevante para consulta permanente de los Accionistas.


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Salvo los casos en los cuales se trate de información confidencial, o la solicitud de documentos y libros que son de libre revisión durante el periodo del derecho de inspección, establecido en la Ley y los Estatutos Sociales, la Sociedad resuelve las inquietudes de sus Accionistas que hayan sido planteadas a través de los canales correspondientes.

5.1.3.      Deberes de los Accionistas

Los Accionistas de la Compañía deben obrar con lealtad, es decir que las decisiones que tomen en el marco de las reuniones de la Asamblea deben ser en interés de la Sociedad. Los Accionistas no ejercerán su voto con el propósito de causar daño a la Sociedad o a otros accionistas o de obtener para sí o para un tercero una ventaja injustificada.

5.2.      Junta Directiva

5.2.1.      Reglas generales

La Junta Directiva es el máximo órgano de administración de la Sociedad. La Junta Directiva tiene como función principal definir las directrices para la administración del negocio y el manejo de sus riesgos.

En el marco de su rol dentro de la Compañía, la Junta Directiva se encarga de aprobar las políticas generales de la Compañía. Además, la Junta Directiva de la Sociedad se encarga de hacer seguimiento a las políticas y las modificaciones pertinentes, con el fin de mantenerlas actualizadas a las situaciones y evolución de la Sociedad.

La Junta Directiva tendrá dentro de sus responsabilidades la toma de decisiones de inversión, endeudamiento, contratación y realización de emisiones de la Compañía, entre otras funciones que se le asignan a través de los contratos de servicios, el prospecto de información para la emisión y colocación de valores y demás documentos.

Sin perjuicio de la diligencia requerida respecto a la Junta Directiva y sus miembros, las obligaciones de la Junta Directiva y de sus miembros son obligaciones de medio y no de resultado; por lo tanto, aun cuando la Junta Directiva y sus miembros realicen el mejor esfuerzo en su gestión, no pueden garantizar una rentabilidad o resultado financiero específico a los inversionistas.

La Junta Directiva está autorizada a tomar cualquier medida en relación con nuestras operaciones que no estén expresamente reservadas directamente a los inversionistas. La Junta Directiva también tendrá ciertas funciones que no se pueden delegar, que incluyen, entre otras:

a) Aprobar la ejecución de los Acuerdos de Contribución de Capital.

b) Aprobar las pautas iniciales de inversión y cualquier otra modificación de las políticas de inversión en la Compañía.

c) Aprobar la inversión del efectivo que forma parte de la Compañía en inversiones permitidas.


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d) Aprobar la venta de propiedades, independientemente del valor de la propiedad.

e) Discutir y aprobar cualquier adquisición o venta de activos, propiedades o derechos por parte de la Compañía, que represente el cinco por ciento (5%) o más [pero menos del veinte por ciento (20%)] del valor de la Compañía, que se hayan realizado en una sola transacción o serie de transacciones relacionadas dentro de un período de doce (12) meses. Además, la aprobación de cualquier adquisición o venta de los activos o propiedades de la Compañía, que represente el cinco por ciento (5%) o más [pero menos del veinte (20%)] del valor de la Compañía, debe cumplir con cualquier otro requisito aplicable en virtud de las Regulaciones de la Bolsa de Valores de Colombia (BVC) vigentes al momento de dicha adquisición o venta de los activos, propiedades o derechos de la Compañía.

f) Aprobar, con el previo consentimiento por escrito del Comité Auditoria, las políticas de transacción con partes relacionadas y aprobar cualquier contrato, transacción (incluidas adquisiciones o contribuciones de propiedades inmobiliarias) o relación con una parte relacionada con la Compañía, o que represente una transacción con una parte relacionada; siempre que, en tal caso, (1) se requiere un voto mayoritario de los miembros independientes del comité técnico para dicha aprobación, (2) cualquier miembro del comité técnico con un conflicto de intereses no tendrá derecho a votar sobre tales importes, y (3) cualquier contrato material, transacción (incluyendo adquisiciones o contribuciones de propiedades inmobiliarias) o relación con una parte relacionada con la Compañía, o que de otra manera represente una transacción con una parte relacionada, debe celebrarse en términos de mercado y cumplir con cualquier otro requisito aplicable según las regulaciones de la Bolsa de Valores de Colombia vigentes en ese momento.

g) Aprobar el nombramiento de cualquier tasador independiente designado para llevar a cabo la valuación de las propiedades de inversión del portafolio que administra la Compañía (que no sean ciertos tasadores pre-aprobados por los inversionistas).

h) Aprobar el nombramiento de los miembros del Comité de Auditoría y Comité de Inversiones de la Compañía.

i) Aprobar, previa recomendación por escrito del Comité de Auditoría, las políticas contables y transacciones con partes relacionadas de la Compañía, así como las pautas de control interno y auditoría.

j) Aprobar, por recomendación previa por escrito del Comité de Auditoría, los estados financieros que se presentarán a los inversionistas para su aprobación.

k) Aprobar una política de distribución de dividendos, cualquier cambio a la misma y cualquier distribución propuesta que no esté de acuerdo con la política de distribución, siempre que cualquier política de distribución cumpla con las regulaciones de la Bolsa de Valores de Colombia.


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l) Instruir al gerente general de la Compañía a revelar ciertos eventos legales de conformidad con la Ley del Mercado de Valores de Colombia, incluida la ejecución de cualquier acuerdo contrario a la opinión del Comité de Auditoría y Comité de Inversiones de la Compañía.

m) Aprobar cualquier otro asunto relacionado con el negocio de la Compañía presentado ante la Junta Directiva.

n) Mantenerse informado con respecto a todos los aspectos materiales de los activos inmobiliarios de la Compañía.

o) Solicitar la información y los informes necesarios, a su sola discreción, para facilitar el monitoreo de la Compañía y de cualquier otro proveedor de servicios de terceros contratado por equipo gerencial de la Compañía; y el equipo gerencial de la Compañía considerará de buena fe las recomendaciones emitidas por el comité técnico con respecto a los asuntos sobre los cuales es consultado.

No serán responsabilidad de la Junta Directiva o sus miembros las consecuencias que traigan para la Compañía: (i) el caso fortuito, (ii) la fuerza mayor, (iii) los fenómenos de mercado, incluyendo, pero sin limitarse a la devaluación, revaluación, inflación, desvalorizaciones en propiedades de inversión, oscilaciones de mercado, congelación, o variaciones en las tasas de interés o de rendimientos, (iv) actos de autoridad, (v) alteración del orden público, paro, huelga, motín, asonada y (vi) la desvalorización de las inversiones admisibles.

Las reglas relativas al funcionamiento de la Junta Directiva están descritas en los Estatutos, los cuales están disponibles en latamlp.com. . Actualmente, la Compañía está en proceso de aprobación del Reglamento Interno de la Junta Directiva, el cual una vez aprobado, también podrá ser consultado en dicha página web.

Los miembros de la Junta Directiva deberán actuar de buena fe y sus deberes serán aquellos descritos en el artículo 23 de la Ley 222 de 1995 o cualquier otra regulación aplicable.

5.2.2.      Composición de la Junta Directiva

La Junta Directiva de la Sociedad está compuesta por cinco (5) miembros principales y cinco (5) miembros suplentes, elegidos para periodos de dos (2) años. Los miembros de la Junta Directiva podrán ser reelegidos indefinidamente por la Asamblea.

Un miembro de la Junta Directiva que sea removido, no podrá ser reelegido dentro de los doce (12) meses posteriores a dicha remoción. La muerte, incapacidad o renuncia de un miembro de la Junta Directiva dará como resultado la revocación automática e inmediata de dicho miembro en la Junta Directiva, en cuyo caso su suplente será el miembro interino de la Junta Directiva hasta que se nombre a un nuevo miembro y su suplente, o se ratifique el nombramiento del miembro suplente como miembro o suplente.


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Por lo menos el veinticinco por ciento (25%) de los miembros de la Junta Directiva serán miembros independientes, de acuerdo con la definición de independencia de la Ley 964 de 2005, o cualquier norma que la sustituya, modifique o derogue. Los miembros independientes deberán ser profesionales independientes y sus suplentes personales (que ostenten dicha calidad de conformidad con lo dispuesto en la ley 964 de 2005), quienes deberán tener una importante trayectoria en el sector empresarial y umplir con los criterios establecidos por la Compañía y el Representante de los Inversionistas. Los suplentes de los miembros independientes también deberán ser profesionales independientes que cumplan con los criterios establecidos por la Compañía y los Representantes de los Inversionistas. Para la elección de los miembros independientes de la Junta Directiva, los mismos deberán tener solvencia moral y la experiencia profesional de los candidatos.

5.2.3.      Remuneración de los miembros de Junta Directiva

La remuneración de los miembros de la Junta Directiva será definida por la Asamblea. En cualquier caso, la remuneración se pagará en atención al número de sesiones de Junta Directiva o de Comité a las que haya efectivamente asistido el respectivo miembro .

5.2.4.      Comités de la Junta Directiva

La Junta Directiva podrá crear comités, para que estudien y sometan a consideración de la Junta Directiva temas de importancia para la Sociedad. La Junta Directiva podrá delegar en los comités facultades con carácter decisorio, que no excedan las facultades propias de la Junta Directiva.

La Junta Directiva, para cumplir con todas las funciones que le son asignadas en virtud de la Ley y los Estatutos, ha creado los siguientes Comités especializados, para que actúen como órganos de estudio y apoyo. Cada comité cuenta con un reglamento interno que determina las reglas aplicables a su funcionamiento, composición y funciones:

5.2.4.1.      Comité de Inversiones

La función principal del Comité de Inversiones es asesorar a la Junta Directiva en materia de direccionamiento de capital y evaluación de oportunidades de crecimiento de la Compañía durante la ejecución de su objeto social.

El Comité de Inversiones está conformado por mínimo tres (3) miembros de la Junta Directiva que cuentan con amplia experiencia profesional y conocimiento en la evaluación de proyectos relacionados al objeto social y su respectiva gestión de riesgos.


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5.2.4.2.      Comité de Auditoría

El Comité de Auditoría tiene por objeto supervisar y evaluar el cumplimiento del plan anual de auditoría interna que incluye los riesgos del negocio y los procesos de la Sociedad. Así mismo, supervisa y evalúa el Sistema de Control Interno de la Sociedad para recomendar y emitir concepto a la Junta Directiva y cumple las demás funciones que le corresponden conforme a la Ley, los Estatutos y su propio Reglamento.

El Comité de Auditoría está compuesto por al menos tres (3) miembros de la Junta Directiva y su Presidente es un miembro independiente.

En la elección de los miembros del Comité de Auditoría se tienen en cuenta la experiencia y conocimiento de cada uno de los candidatos en la materia (ej. Contabilidad y finanzas).

Actualmente, la Compañía está en proceso de aprobación del Reglamento Interno del Comité de Auditoría, el cual desarrollará todas las reglas relativas al funcionamiento de este órgano. Una vez aprobado, dicho reglamento estará disponible en insertar el link.

5.3.      Equipo Gerencial

5.3.1.      Gerencia General de la Sociedad

El Gerente General es designado por la Junta Directiva de conformidad con lo previsto en los Estatutos. El Gerente General es el representante legal principal de la Sociedad y solo podrá desarrollar aquellas funciones que le estén expresamente autorizadas en la Ley o en los Estatutos Sociales.

En aras de cumplir con todas sus funciones, el Gerente General de la Sociedad contará con un suplente, quien reemplazará al Gerente General y tendrán las mismas facultades de éste.

El Gerente General de la Sociedad, a cambio de las funciones que realiza, recibirá la remuneración que corresponda según la compensación definida y aprobada internamente por la Junta Directiva.

Adicionalmente, el Gerente General de la Sociedad deberá ser evaluado de forma anual, con el fin de revisar su desempeño en el cargo durante el año. Los lineamientos de la evaluación serán definidos por la Junta Directiva, quien a su vez estará encargada de coordinar dicha evaluación en los términos que estime conveniente.

Por otra parte, teniendo en cuenta que el Gerente General de la Compañía es considerado un administrador de acuerdo con las disposiciones de la Ley 222 de 1995, sus deberes para con la Sociedad serán los mismos aplicables a los miembros de Junta Directiva.

VI. GRUPOS DE INTERÉS


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6.1.      Grupos de interés interno

6.1.1.      Colaboradores

Para la Compañía, sus Colaboradores son de gran importancia en la medida en que son ellos quienes representan a la Compañía con los demás grupos de interés, incluyendo el público en general.

Con el fin de garantizar la buena imagen y reputación de la Compañía, los administradores se encargan de contratar a los colaboradores de acuerdo con los más altos estándares de calidad de la industria y del mercado.

La Compañía no discrimina por motivos de raza, color, religión, sexo (incluido estado de gravidez y la identidad de género), orientación sexual, nacionalidad, afiliación política, prestación o no del servicio militar, estado civil, discapacidad, edad, u otro factor que no sea puramente de mérito.

Adicionalmente, las relaciones entre la Compañía y los colaboradores se basan en el respeto y la orientación al cumplimiento de los objetivos que buscan tanto ella como el cliente.

La Compañía, en retorno del arduo trabajo de sus empleados y del compromiso que estos adquieren, ofrece un entorno laboral adecuado para el desarrollo de los roles correspondientes a cada colaborador. En esta medida, la Compañía garantiza el crecimiento profesional y personal constante para cada uno.

Con el fin de tener claras las directrices que orientan las relaciones con los empleados, la Compañía propende porque los Colaboradores reconozcan este Código y el Manual de Colaborador , como pauta fundamental de su actuar, este Manual se incluye como Anexo A.

6.1.2.      Accionista

6.2.      Grupos de interés externo

6.2.1.      La comunidad


Dicho manual que contiene las políticas de internas de la casa matriz, LatAm Logistics Properties, los cuales aplican también para los colaboradores de la Compañía, dada su condición de empresa subsidiaria.


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La Compañía desempeña un papel activo en la comunidad en general. La casa matriz, LatAm Logistic Properties, cuenta con un Manual de Relacionamiento con la Comunidad , el cual tiene como objetivo establecer una relación estratégica con las comunidades aledañas a los Parque Logísticos de acuerdo con la Estrategia de Responsabilidad Social de la Compañía, que permita tanto a la empresa como a las comunidades cumplir objetivos y metas sostenibles comunes. Dicho manual también es aplicable a la Compañía y se incluye a este Código como Anexo B.

Mediante el relacionamiento con las comunidades, se busca gestionar y mitigar los impactos negativos de la operación de la empresa y potenciar los impactos positivos a través del desarrollo de actividades y proyectos que impacten dentro de los pilares estratégicos de la Compañía.

6.3.      Grupos de interés vinculados

6.3.1.      Clientes

El desarrollo de las actividades de la Compañía está guiado, entre otras cosas, por las necesidades y exigencias de sus clientes. En esta medida, la Compañía busca propiciar y garantizar un tratamiento eficiente y transparente que resulte en beneficios para sus clientes.

Al momento de generar relaciones con los clientes, la Compañía expone las condiciones reales de cumplimiento de los proyectos, con el fin de no generar falsas expectativas y respetar la confianza que se ha depositado en ella.

6.3.2.      Proveedores

La Compañía está comprometida con los más altos estándares de responsabilidad social y ambiental, así como una conducta ética. En el evento de requerir la contratación de un proveedor, la Compañía actúa conforme a políticas de calidad, las cuales son piedra angular de los procesos de selección, pues generan objetividad y transparencia. En cualquier caso, uno de los aspectos más relevantes al momento de seleccionar un proveedor de la Compañía, es que la prestación de los servicios responda a la relación costo – beneficio.

Igualmente, para garantizar una prestación del servicio efectiva, el proveedor deberá contar con la experiencia suficiente para el desarrollo de las funciones que se le encomendaron y deberá garantizar que sus labores se ejecutan de acuerdo con las mejores prácticas comerciales y de la industria.

Los administradores, a su entera discreción, definirán cuál es la suficiencia necesaria en materia de experiencia, de acuerdo con los servicios que se contraten.


El Manual de Relacionamiento con la comunidad LatAm Logistic Properties contiene las pautas de relacionamiento con las comunidades aledañas a los parques logísticos con base en la Estrategia de Sostenibilidad de la empresa.


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La contratación de proveedores por parte de la Compañía no permite las prácticas de contratación injustas, inequitativas o inapropiadas.

La Compañía cuenta con un Código de Ética para Proveedores que debe ser suscrito por todos los proveedores que entablan relaciones comerciales con la Compañía. Este código aplica a la Compañía, dada su condición de subsidiaria de Latam Logistic Properties, mediante el cual se requiere que los proveedores brinden condiciones de trabajo seguras, traten a los trabajadores con dignidad y respeto, actúen de manera justa y ética, y usen prácticas ambientalmente responsables al realizar servicios para la casa matriz LatAm Logistic Properties y sus subsidiarias. Además, establece mecanismos de denuncia en caso de incumplimiento a este compromiso. Este Código se incluye en este documento como Anexo C.

VII. CONFLICTOS DE INTERESES

En el ejercicio de sus funciones, los administradores y demás funcionarios de la Compañía pueden estar inmersos en situaciones que potencialmente generen conflictos de intereses. Dichas situaciones implican que pueda existir una contraposición de los intereses de un Accionista, administrador o funcionario y los de la Sociedad.

Las situaciones de conflicto de intereses deben ser debidamente administradas y resueltas por el órgano competente, de acuerdo con la ley y los documentos internos de la Sociedad. En esa medida, la Compañía ha desarrollado reglas específicas para la administración de conflictos de intereses, ya sea con administradores o con funcionarios de la Sociedad, sin perjuicio de las reglas generales establecidas a continuación :

7.1.1.      Definición de conflictos de intereses

Existe un conflicto de intereses cuando un Accionista, administrador o funcionario se encuentre inmerso en una situación donde se contraponen o entran en competencia directa intereses personales o de un tercero, frente a los intereses de la Sociedad, y con la decisión que implica dicha situación no sea posible la satisfacción simultanea de los dos intereses. Sin perjuicio de lo anterior, se considerarán como situaciones representativas de un potencial conflicto de intereses cuando el administrador o funcionario participe decisivamente, pero sin limitarse, en los siguientes eventos:


Este Código de Conducta para Proveedores describe las expectativas que tiene LatAm Logistics Properties respecto de la conducta de los proveedores en materia de Prácticas empresariales, Prácticas laborales y Prácticas Ambientales. LatAm Logistic Properties evaluará el cumplimiento de este Código por parte de sus proveedores, y cualquier violación de este Código puede poner en peligro la relación comercial del proveedor con LatAm Logistic Properties y sus subsidiarias, incluyendo la terminación contractual.


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a. Celebración de operaciones con sociedades sobre las cuales el administrador o funcionario tenga la calidad de accionista o administrador.

b. Celebración de actos jurídicos con personas naturales con las cuales el administrador o funcionario tenga una relación de consanguinidad o afinidad en el tercer grado.

c. Celebración de actos jurídicos con sociedades cuyos administradores tengan relación de consanguinidad o afinidad en el tercer grado con el administrador o funcionario.

d. Celebración de operaciones con personas naturales con las cuales el administrador o funcionario tenga una relación de dependencia.

e. Participación en cualquier otra decisión que pretenda la celebración de una operación que represente un beneficio propio para el administrador o funcionario.

7.1.2.      Deberes de los administradores y funcionarios

7.1.2.1.      Deber de revelación de la situación

Todo administrador o funcionario que, de acuerdo con el concepto definido anteriormente, considere estar inmerso en una situación que pueda suponer un conflicto de intereses deberá advertir y suministrar toda la información que sea relevante para su administración y resolución al órgano competente para que éste adopte la decisión que sea pertinente.

7.1.2.2.      Deber de abstención de participación

Todo administrador o funcionario que considere estar inmerso en una situación que suponga la contraposición o competencia directa de intereses personales o de un tercero, frente a los intereses de la Sociedad, deberá abstenerse de participar en actuaciones que puedan configurar potencialmente un conflicto de intereses. La duda respecto de la configuración no exime al administrador o funcionario de la obligación de abstenerse de las actuaciones respectivas.

7.1.2.3.      Manejo de los conflictos de intereses

Una vez revelado el conflicto de intereses se deberá proceder a su resolución de acuerdo con lo previsto en los Estatutos y la Ley 222 de 1995. En todo caso, será la Asamblea el órgano encargado de resolver estas situaciones.

7.1.2.4.      Reglas aplicables a los conflictos de los funcionarios

En algunos eventos es posible que el personal de la Compañía (diferente de los administradores) se encuentre en una situación que pueda suponer un potencial conflicto de intereses. En esa medida, la Sociedad ha diseñado el siguiente procedimiento para el manejo de dichas situaciones.


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Así, en caso de presentarse un conflicto de intereses o cuando se tengan dudas de efectivamente estar en dicha situación, se deberá emplear el siguiente procedimiento:

a. El funcionario deberá abstenerse de realizar la operación o tomar la decisión sobre la cual existen dudas.

b. El funcionario deberá informar a su superior jerárquico del potencial conflicto de intereses, explicando de forma detallada en qué consiste y cuáles son los intereses contrapuestos.

c. El superior jerárquico deberá informar a la Junta Directiva, quienes determinarán los pasos a seguir para la administración del conflicto de intereses.

En cualquier caso, el comité ad hoc velará por anteponer los intereses de la Sociedad frente a los del funcionario.

Adicionalmente, la Sociedad deberá realizar periódicamente capacitaciones a los empleados y funcionarios, incluyendo los líderes de cada uno de los equipos de trabajo, en relación con las situaciones que podrían considerarse como conflictos de intereses y el procedimiento a seguir en caso de presentarse.

7.1.2.5.      Responsabilidad por no informar oportunamente

El trabajador, administrador, funcionario o accionista, que sabiéndolo esté inmerso en algún conflicto de intereses y no se lo informe a la Compañía, deberá responder a la Compañía por los daños que esto le genere.

VIII. MANEJO Y REVELACIÓN DE LA INFORMACIÓN

El adecuado manejo y revelación de la información permiten garantizar la confidencialidad y transparencia de las operaciones que se llevan a cabo. Por esta razón, la Compañía adopta una política que contiene los principales lineamientos relacionados con el tratamiento de la información en poder de la Sociedad.

Así mismo, la Junta Directiva adopta una Política de Revelación de Información, en la cual se establecen las reglas para revelar la información a sus inversionistas, así como los canales para hacerlo y el procedimiento específico.

8.1.      Información confidencial

Debido a la naturaleza de los servicios prestados por la Sociedad, los administradores, empleados o funcionarios de la Compañía podrán acceder a información confidencial en razón de las labores que desarrollan dentro de la Sociedad.

La Sociedad, consciente de que la información es uno de los activos más importantes, y en aras de proteger la información confidencial a la cual pueden tener acceso sus


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colaboradores, propende porque todos los empleados, administradores o funcionarios de la Sociedad estén sometidos a obligaciones de confidencialidad.

La Sociedad entiende por información confidencial o privilegiada aquella de carácter estratégico que no es de conocimiento público, es decir, que no ha sido divulgada al mercado y que por su naturaleza es capaz de influir en la liquidez y/o reputación de la Compañía.

8.2.      Datos personales

En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, la Sociedad cuenta con una Política de Tratamiento de Datos Personales. Para mejor referencia, la Política de Protección de Datos Personales de la Compañía, se incluye en este documento como Anexo D.

En dicha Política se establecen las reglas relacionadas con el tratamiento de datos personales, el procedimiento para hacer peticiones, quejas o reclamos, los responsables y encargados del tratamiento, principios rectores y obligaciones de la Sociedad. Esta Política está disponible en la página web de la Sociedad.

8.3.      Revelación de información a los inversionistas

En su calidad de emisor de valores del segundo mercado, la Compañía está sometida a las reglas de revelación de información relevante, de acuerdo con lo establecido en el Decreto 2555 de 2010 o cualquier norma que lo modifique, adicione o sustituya, y particularmente a lo previsto en los artículos 5.2.4.2.1 y 5.2.3.1.23 del mencionado decreto.

En ese sentido, cualquier información relacionada con la Sociedad o con su emisión de valores que habría sido tenida en cuenta por sus inversionistas o a aquellos inversionistas autorizados que hayan manifestado interés al comprar, vender o conservar los valores de la Sociedad o al momento de ejercer los derechos políticos inherentes a tales valores será revelada de forma clara, oportuna y completa sus a inversionistas.

8.4.      Canales de atención de solicitudes

La Sociedad dispone de diferentes canales institucionales para atender las solicitudes de todos sus Grupos de Interés.

La Sociedad entregará la información solicitada siempre y cuando no se encuentre sometida a reserva legal o sea información confidencial, de acuerdo con lo establecido en este documento.

8.5      Manejo de Información Privilegiada

El uso responsable de la información es fundamental para el éxito del negocio. Por esta razón, los empleados y directivos de la Compañía y los miembros de la Junta de Directores,


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así como los suplentes personales de los miembros independientes deben seguir las siguientes directrices para el manejo de información confidencial:

a) La información obtenida de los clientes, proveedores o de las personas que tengan relaciones comerciales o pretendan tenerlas con la Compañía y sus vinculadas, se manejará de manera confidencial.

b) Toda la información obtenida en el desarrollo del negocio de la Compañía y sus vinculadas se manejará de manera confidencial, salvo que sea evidente que la misma es pública.

c) Ninguna persona vinculada directa o indirectamente con la Compañía, o los miembros de la Junta de Directiva, así como los suplentes personales de los miembros independientes puede transferir, publicar, usar o revelar información más allá de lo estrictamente necesario para lograr el desarrollo del transcurso normal de los negocios.

d) Ningún empleado o directivo de la Compañía y sus vinculadas, o los miembros de la Junta de Directiva, así como los suplentes personales de los miembros independientes podrá beneficiarse directa o indirectamente de la información confidencial obtenida con ocasión del cargo que ocupa.

8.6      Sanciones

Los empleados, directivos de la Compañía y sus vinculadas y los miembros y suplentes personales de la Junta de Directores que revelen indebidamente información confidencial en su provecho o en el de un tercero, se verán sometidos a las acciones y procedimientos sancionatorios, administrativos, civiles, penales y contractuales establecidos en las disposiciones aplicables.

IX. ARQUITECTURA DE CONTROL

La arquitectura de control abarca todo lo relacionado con el sistema de control (ambiente de control, gestión de riesgos, actividades de control, información/comunicación y monitoreo), con el fin de proveer una seguridad razonable para lograr los objetivos de la Compañía.

La Sociedad, dentro del sistema de control interno, contará con los medios necesarios para proteger sus recursos contra pérdidas por ineficiencia o fraude y promoverá el orden y la efectividad en la ejecución de sus actividades, así como la exactitud y confiabilidad de la información requerida para dirigirla y controlarla.

9.1.      Órganos de Control Interno

9.1.1.      Junta Directiva


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La Junta Directiva procura la existencia y gestión de un sistema de control interno efectivo, que contribuye a: a. Lograr la eficiencia, eficacia y economía en las operaciones de la Compañía.

b. Proteger los recursos, buscando su adecuada administración.

c. Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información.

d. Garantizar la correcta evaluación y seguimiento de la gestión.

e. Velar por el cumplimiento de la legislación y la regulación, las políticas, normas y procedimientos internos.

9.1.2.      Comité de Inversiones

La función principal del Comité de Inversiones es asesorar a la Junta Directiva en materia de direccionamiento de capital y evaluación de oportunidades de crecimiento de la Compañía durante la ejecución de su objeto social.

9.1.3.      Comité de Auditoría

El Comité es responsable de supervisar los componentes de la arquitectura de control involucrando a la auditoría interna y al Revisor Fiscal en las materias de su competencia. Adicionalmente, el Comité de Auditoría asiste a la Junta Directiva con la supervisión y evaluación del cumplimiento del plan anual de auditoría interna que incluye los riesgos del negocio y los procesos de la Sociedad. Este Comité vela por la adecuada gestión y efectividad del control interno de la Compañía.

9.1.4.      Gerente General de la Sociedad

Al Gerente General de la Sociedad como responsable del control interno le corresponde velar por el diseño, implementación, evaluación y seguimiento del control interno de la Sociedad.

9.2.      Cumplimiento y Gestión de Riesgos

9.2.1.      Cumplimiento

El Área de Operaciones es la encargada de la gestión de los riesgos del Sistema de Administración de Riesgos de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (SARLAFT), cumplimiento regulatorio y conducta. A través del Área de Operaciones, se administran dichos riesgos con el fin de prevenir el incumplimiento normativo, los hechos de corrupción


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y conductas asociadas a soborno, fraude, u otras conductas prohibidas o que puedan afectar el buen nombre de la Compañía.

9.2.2.      Gestión de Riesgos y Control Interno

El Área de Responsabilidad Empresarial tiene como función desarrollar las labores la identificación, medición, monitoreo y control de todos los riesgos asociados a la Compañía y otras labores asociadas al control interno de la Compañía.

La Junta Directiva es la encargada de dirigir el proceso de identificación y mitigación de los riesgos a través del Comité de Inversiones.

9.3.      Órganos de Control Externo

9.3.1.      Revisoría Fiscal

La Sociedad cuenta con un Revisor Fiscal elegido por la Asamblea cuyas funciones, calidades y responsabilidades están definidas en los Estatutos .

El Revisor Fiscal es elegido por periodos de tres (3) años y podrá ser reelegido hasta por dos (2) periodos iguales adicionales sin exceder un plazo máximo de diez (10) años. En todo caso, cada diez (10) años se debe realizar la rotación de todo el equipo asignado por la firma de Revisoría Fiscal.

La remuneración del Revisor Fiscal será determinada por la Asamblea.

El cargo de Revisor Fiscal de la Sociedad solo podrá ser ejercido por personas que cuenten con las calidades propias para desarrollar las funciones de dicho cargo y que no se encuentren, en modo alguno, dentro de los casos que los Estatutos y el Código de Comercio consideran como inhabilidades o incompatibilidades.

9.3.2.      Superintendencia Financiera de Colombia

En calidad de emisor de valores, la Sociedad está sometida al control exclusivo de la Superintendencia Financiera de Colombia.

X. INFORME ANUAL DE GOBIERNO CORPORATIVO

La Junta Directiva presenta a la Asamblea un informe de gobierno corporativo, todos los años, en el cual se incluye una descripción de la forma en que se dio cumplimiento a las medidas de gobierno corporativo y sus principales cambios. Dicho informe será elaborado por el Gerente General y su aprobación corresponderá a la Junta Directiva.
El informe anual de gobierno corporativo cobija los siguientes aspectos:

a. Estructura de la propiedad de la Sociedad.


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b. Estructura de la administración de la Sociedad.
c. Operaciones con partes vinculadas.
d. Sistema de Gestión de Riesgos.
e. Disposiciones relativas a la Asamblea General de Accionistas.

XI. POLÍTICAS GENERALES DE LA ORGANIZACIÓN

Latam Logistic Properties S de RL, Sociedad matriz de la Compañía y domiciliada en Panamá ha desarrollado una serie de políticas que son aplicables a la Compañía y las demás subsidiarias. Estas políticas de manera general establecen estándares de gobierno corporativo y de cumplimiento para toda la organización.

A continuación, se detallan las políticas generales que serán aplicadas por la Compañía:

10.1      Código de Ética

LatAm Logistic Properties ("LLP") se esfuerza por ser una empresa conocida por su integridad y altos estándares éticos. LLP llevará a cabo sus negocios de manera justa, imparcial, de manera ética y adecuada, y en pleno cumplimiento de todas las leyes y reglamentos, así como del Código de Ética y Conducta corporativo. Al llevar a cabo su negocio, la integridad es la base de todas las relaciones de la compañía, incluidas aquellas con clientes, proveedores, comunidades y entre los empleados. Se requieren los más altos estándares de conducta comercial ética de los empleados de compañía. Los empleados no participarán en conductas o actividades que puedan plantear preguntas en cuanto a la honestidad, imparcialidad o reputación de la compañía.

La conducta de todas las personas vinculadas la Compañía, y la ética con la que se conducen los negocios deben ser ejemplares. Todos los empleados y miembros de la Junta Directiva deben actuar con los más altos estándares de integridad personal y profesional. Todos los conflictos de interés, en las relaciones personales y profesionales deben ser manejados con honestidad, ética y los lineamientos previstos en la presente sección.

10.2      Anti-Corrupción y Ley de Cumplimiento Fiscal de Cuentas Exteriores (FCPA)

En la Compañía, llevamos a cabo nuestro negocio de manera honesta y ética. No tenemos tolerancia para el soborno y la corrupción, y estamos comprometidos a actuar de manera profesional, justa e íntegra en todos nuestros tratos comerciales y relaciones en donde operamos.

La violación de la FCPA y / o las leyes anticorrupción locales podría resultar en sanciones severas contra la Compañía, sus vinculadas y las personas involucradas. Las personas pueden ser castigadas con multas y/o encarcelamiento, y la responsabilidad individual


El Código de Ética y Conducta establece las pautas éticas y de conducta que deben seguir todos los colaboradores de LatAm Logistic Properties. Además, establece un mecanismo de denuncia en caso de conflictos de naturaleza Ética y Conductual.


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también puede extenderse a los directores y la gerencia de la Compañía. Además de estas sanciones, las violaciones de la FCPA o las leyes anticorrupción a menudo resultan en sanciones bajo otras leyes. En ciertos casos, por ejemplo, la Compañía podría tener prohibido participar en licitaciones públicas y contratos gubernamentales que podrían tener un impacto severo en el negocio de la Compañía y sus vinculadas. Sin embargo, en muchos sentidos, el daño más grave que sufriría la Compañía como resultado de una FCPA o una violación de la ley anticorrupción sería el daño a la reputación de la empresa.

La Política anticorrupción y las disposiciones de la FCPA se aplican a:
a) La Compañía y todas sus entidades relacionadas, incluidos sus fondos y empresas conjuntas, en cualquier parte del mundo (el "Grupo LLP");

b) Todos los directores, funcionarios, empleados (ya sean permanentes, de plazo fijo, temporales, a tiempo parcial o completo), aprendices, personal adscrito, trabajadores a domicilio, trabajadores eventuales y personal de agencias, voluntarios, pasantes, agentes o cualquier otra persona asociada con el Grupo LLP (cada uno un "Representante de LLP").

c) Debe cumplir tanto con la letra como con el espíritu de este Código, así como con el Código de Ética y Conducta y la Política Anticorrupción y todas las leyes y regulaciones anticorrupción aplicables. Cualquier empleado de la Compañía que esté involucrado en una violación de este Código de Gobierno Corporativo, Código de Ética y Conducta y/o la Política Anticorrupción estará sujeto a severas medidas disciplinarias de acuerdo con las políticas de personal del Grupo LLP, hasta e incluyendo el despido. La Política de Anticorrupción forma parte del Manual del Colaborador al igual que el Código de Ética y Conducta. La referida Política Anticorrupción se incluye en este documento dentro del Anexo A.

XII. CUMPLIMIENTO DEL CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO CORPORATIVO

La Junta Directiva, con apoyo del Gerente General de la Sociedad, será la encargada de supervisar el cumplimiento del Código, sin perjuicio de que para esta labor puedan apoyarse en otras áreas.

XIII. DIVULGACIÓN DEL CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO CORPORATIVO

El Código de Buen Gobierno Corporativo, así como cualquier modificación, quedarán publicados en la página web de la Compañía.

XIV. PRELACIÓN DEL CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO CORPORATIVO<

Las normas de buen gobierno corporativo contenidas en este Código son un conjunto de disposiciones integradas por las leyes vigentes aplicables a la materia, los Estatutos y las demás disposiciones de ética y conducta contenidas en los documentos y políticas de la Compañía.


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En caso de presentarse una diferencia de interpretación entre las normas que integran el gobierno corporativo de la Compañía, el orden de prelación será el siguiente: (i) las leyes vigentes aplicables en la jurisdicción de la Compañía; (ii) los Estatutos de la Compañía; (iii) el Código; y, (iv) las demás disposiciones y políticas corporativas complementarias.

XV. MODIFICACIONES AL CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO CORPORATIVO

Las modificaciones al Código serán estudiadas y aprobadas por la Junta Directiva. Aquellas disposiciones que adopte la Junta Directiva en materia de gobierno corporativo deberán estar en línea con las normas vigentes en la jurisdicción de la Compañía y los Estatutos.

En los casos en que la Compañía considere necesaria la incorporación de una práctica de gobierno corporativo directamente a nivel estatutario, será la Asamblea de Accionistas la encargada de adelantar la respectiva reforma estatutaria.

Los accionistas y la Junta Directiva de la Compañía podrán solicitar a la Asamblea de Accionistas el estudio de modificaciones, derogatorias o incorporaciones de nuevas normas de gobierno corporativo, caso en el cual la Asamblea de Accionistas estudiará la solicitud y decidirá sobre la viabilidad de implementación de la misma.

XVI. CAPACITACIONES

La Compañía se compromete a apoyar y ayudar a sus empleados a obtener el conocimiento y las habilidades para hacer su trabajo de manera más efectiva. Además de desempeñarse de manera más efectiva en su trabajo actual, creemos que el desarrollo profesional aumenta la motivación y el compromiso de los empleados, apoya el desarrollo profesional y mejora nuestra capacidad de atraer y retener a los empleados más brillantes y más motivados.

LatAm Logistic Properties cuenta con una Política de Desarrollo Profesional, y con un programa anual de desarrollo profesional diseñado para apoyar los esfuerzos mostrados por los empleados en su evaluación anual, así como desarrollar y reforzar habilidades y obtener credenciales que están directamente relacionadas con el trabajo y la carrera profesional de un empleado. Este programa no es un contrato y puede rescindirse o modificarse en cualquier momento sin previo aviso a discreción de la Compañía. Los empleados no están obligados a participar o participar en este programa.

La referida Política de Desarrollo Profesional aplica a la Compañía dada su condición de subsidiaria de LatAm Logistic Properties, la cual para mejor referencia se incluye en este documento dentro del Anexo A , ya que forma parte del Manual del Colaborador.


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